Videoconferencing

Videoconferencing via IP-netwerken is bijna een automatische uitbreiding van Voice-over-IP. Door het toepassen van IP-communicatie is videoconferencing niet meer plaatsafhankelijk maar kan dit op elke locatie met een netwerkverbinding geïmplementeerd worden.

Personen uit verafgelegen plaatsen kunnen met videoconferentie op korte termijn vergaderingen houden waarbij ze elkaar zien. Tijd en geld dat voorheen werd besteed aan reizen, kan gebruikt worden voor het houden van korte vergaderingen. Technologieën zoals VoIP kunnen in combinatie met desktop videoconferentie worden gebruikt voor goedkope face-to-face zakenbesprekingen zonder het kantoor te hoeven verlaten. De oplossingen hebben de grootste voordelen voor bedrijven met wijdverspreide kantoren. De technologie is ook te gebruiken in situaties, waarbij werknemers van thuis uit werken.

Telepresence-videoconferentie, waarbij deelnemers elkaar kunnen zien op bijna werkelijke grootte, worden steeds vaker toegepast. Menige goede zakenovereenkomst is tot stand gekomen op basis van vervanging van internationaal reizen door telepresence-videoconferentie.

Ook kunnen de consultants, vestigingsleiders of verkopers de maandelijkse of wekelijkse meetings bijwonen op één van de vestigingen, zonder het saamhorigheidsgevoel te verliezen.
Doordat er aanzienlijk minder gereisd hoeft te worden om deze meetings bij te kunnen wonen, zal het aanwezigheidspercentage omhoog gaan. Tevens zal het terugbrengen van de reistijd en de reiskosten een aanzienlijke directe kostenbesparing met zich mee brengen. Ook zal de mogelijkheid van videoconferencing diverse andere voordelen bieden waar niet direct kostenbesparingen aan gekoppeld kunnen worden, maar meer gezien moeten worden in de zin van uitstraling van uw bedrijf naar klanten en hogere opkomst.

Daarnaast kan de toegankelijkheid voor de klanten vergroot worden door bijvoorbeeld tijdelijk een videoconferencing systeem bij klanten neer te zetten. Tijdens het opstarten en/of uitvoeren van een project kan de klant te allen tijde face-to-face met een medewerk(st)er van uw bedrijf communiceren over het verloop. Een videoconferencing sessie geeft een klant vanzelfsprekend veel meer gevoel dan dat een telefoongesprek dat doet.

Wanneer het videoconferencing systeem eenmaal ingeburgerd is zal het ook voor andere besprekingen gebruikt gaan worden.

Bij financiële voordelen/besparingen kan gedacht worden aan:

• Minder reizen tijdens en buiten werktijd.
• Minder CO2 uitstoot, brandstofkosten, onderhoud en afschrijving van auto’s.
• Het videoconferencingsysteem kan ook voor andere besprekingen gebruikt worden.

Bijkomende aspecten:

• Door visuele contacten, meer saamhorigheid.
• Uitbreiding met klanten/gegevens mogelijk.
• Uitstraling innovatief image bedrijf.
• Verhoogt interne betrokkenheid.

Het spectrum van oplossingen varieert van een kleine mobiele 1-op-1 videoconferentie-opstelling tot een videoconferentie-oplossing tussen twee vergaderzalen waar meerdere personen aanwezig zijn.

De videovonferencingmogelijkheden zijn:

• door middel van mobiele apparaten
• door middel van IP telefoontoestellen die voorzien zijn van een webcam
• door middel van pc’s die voorzien zijn van een webcam
• door middel van een mobiel videoconferencing systeem
• door middel van vergaderzalen met meerdere personen
• een combinatie van bovenstaande oplossingen.

Met de meeste hierboven beschreven videoconferencingoplossingen kan men tevens presentaties weergeven en documenten delen. Zo worden het op afstand gezamenlijk werken aan documenten erg gemakkelijk.

Aandachtspunten zijn beschikbare bandbreedte en Quality-of-Service op het lokale netwerk en in het WAN, inrichting werkplek of ruimte, lichtomstandigheden en akoestiek, veiligheidsaspecten.